Prowadzone rejestry, ewidencje, archiwa

Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności Urzędu w określony, jednolity sposób. Nakładają też obowiązek prowadzenia określonych rejestrów, ewidencji i archiwów.

W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazywana archiwum państwowemu. Dokumentacją niearchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami.

Dane zawarte w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach mogą być udostępnione na zasadach określonych w przepisach prawa. Informacja, która nie została udostępniona w Biuletynie jest udostępniana na wniosek /zgodnie z art.10 ust.1 ustawy o dostępnie do informacji publicznej/. Wniosek nie jest wymagany w przypadku dokumentów, których udostępnienie może nastąpić niezwłocznie.

Wnioski można kierować:

- listownie na adres: Urząd Miasta i Gminy, ul. Zamkowa 31, 63-500 Ostrzeszów

- osobiście: Biuro Obsługi Interesanta Urząd Miasta i Gminy, ul. Zamkowa 31, 63-500 Ostrzeszów

- pocztą elektroniczną: org@ostrzeszow.pl

- za pośrednictwem platformy ePUAP

Przykładowy formularz wniosku o udostępnienie informacji publicznej

Udostępnienie należy do komórki organizacyjnej Urzędu, stosownie do jej zakresu działania. W rejestrach dotyczących uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza ewidencjonuje się akty prawne organów gminy, których treść udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej.

Większość rejestrów i ewidencji prowadzone jest w postaci zbiorów danych osobowych i przy udostępnianiu danych w nich zawartych mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781). Przepis szczególny może zezwolić na udostępnienie danych /powszechna dostępność, jawność/. Dane osobowe udostępnia się osobom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. osobom, których dane dotyczą, organom administracji publicznej, organom sprawiedliwości, organom kontroli skarbowej, innym organom realizującym zadania ustawowe). Dane osobowe udostępnia się również innym podmiotom i osobom, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania takich danych, a udostępnienie danych nie naruszy praw i wolności osoby.

Poszczególne komórki Urzędu prowadzą ewidencje, rejestry i archiwa zgodnie ze swoim zakresem rzeczowym, w tym w szczególności:

Wydział Organizacyjny:

- rejestr zarządzeń Burmistrza

- rejestr skarg i wniosków

- rejestr jednostek pomocniczych gminy

- rejestr jednostek organizacyjnych gminy

- rejestr instytucji kultury

- rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw

- rejestr wystąpień do Urzędu Miasta i Gminy w Ostrzeszowie podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową oraz podmiotów wykonujących bez wpisu do rejestru czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej

- rejestr zgłoszeń wewnętrznych 

- rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej

Wydział Organizacyjny – Biuro Rady Miejskiej:

- rejestr projektów uchwał Rady Miejskiej Ostrzeszów

- rejestr uchwał Rady Miejskiej Ostrzeszów

- rejestr interpelacji i zapytań radnych

- rejestr skarg, wniosków i petycji

- rejestr postulatów i zaleceń pokontrolnych Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej Ostrzeszów

- rejestr wydawanych delegacji radnym RM Ostrzeszów

- rejestr klubów radnych

Wydział Gospodarki Przestrzennej:

- rejestr decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania

- rejestr decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego

- rejestr miejscowych planów zagospodarowania

- rejestr wniosków o sporządzenie lub zmianę miejscowych planów zagospodarowania

- Gminna Ewidencja Zabytków

Wydział Spraw Obywatelskich i Działalności Gospodarczej:

- rejestr w zakresie działalności gospodarczej (rozpoczęcia, zmiany, zawieszenia, wznowienia i likwidacje)

- rejestr zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych

- rejestr mieszkańców (osób zameldowanych na terenie gminy)

- rejestr zamieszkania (zameldowania) cudzoziemców

- rejestr wyborców

- rejestr kopert dowodowych

Wydział Gospodarowania Nieruchomościami:

- ewidencja gruntów wchodzących w skład gminnego zasobu nieruchomości

- ewidencja miejscowości, ulic i adresów

- rejestr umów dzierżawy na grunty stanowiące mienie komunalne gminy

Wydział Kształtowania Środowiska i Spraw Komunalnych:

- rejestr działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych

- ewidencja przydomowych oczyszczalni ścieków i zbiorników bezodpływowych

- ewidencja kąpielisk

- ewidencja Społecznych Opiekunów kotów wolno żyjących

-  wykaz firm świadczących usługi w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych

- wykaz decyzji na usunięcie drzew i krzewów

- rejestr decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji przedsięwzięcia

Kontroler Wewnętrzny:

- rejestr kontroli wewnętrznej zlecanej przez Burmistrza

- rejestr ryzyk w Urzędzie Miasta i Gminy w Ostrzeszowie

Straż Miejska:

- rejestr notatników służbowych

- dziennik służby

- zestawienie nałożonych mandatów karnych

- rejestr spraw o wykroczenia

- rejestr interwencji

- ewidencja umundurowania i wyposażenia, w tym środków przymusu bezpośredniego oraz środków technicznych do obserwowania i rejestrowania obrazu zdarzeń w miejscach publicznych, pojazdów

- ewidencja wyników działań straży

- książka kontroli i odpraw do służby